Trong thời đại công nghệ số như ngày nay, những khái niệm mới như doanh nghiệp số, số hóa tài liệu, văn phòng điện tử hay thành phố thông minh thường được mọi người nhắc đến rất nhiều. Việc số hóa tài liệu dần trở nên cần thiết nhưng không phải doanh nghiệp đều nhận thức được tầm quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ đi tìm hiểu số hóa tài liệu là gì, những ưu điểm và hạn chế của nó để có cái nhìn khách quan nhất nhé.
Mục Lục
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa là gì? Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin trên giấy tờ hay các quy trình thủ công thành dạng kỹ thuật số, thông tin khi đó được tổ chức thành bit và byte.
Khi doanh nghiệp phát triển, quy mô cũng lớn hơn thì số lượng tài liệu giấy tờ, hồ sơ cũng tăng lên theo đó. Vì vậy việc quản lý trở nên khó khăn hơn và chiếm nhiều không gian lưu trữ. Chính vì thế giải pháp số hóa dữ liệu ra đời nhằm giải quyết vấn đề này.
Vậy số hóa tài liệu là gì? Số hóa tài liệu là việc chuyển đổi dạng tài liệu truyền thống như chữ viết tay, hình ảnh, bản in,.. thành chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết. Các tài liệu khi được số hóa sẽ lưu trữ trên nền tảng lưu trữ đám mây hoặc trên máy chủ riêng. Sau khi số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý các tài liệu của mình mà không lo việc mất tài liệu quan trọng hay cách bảo quản chúng. Có thể thấy rõ nhất việc số hóa trong thư viện giúp người quản lý tiết kiệm được thời gian và quản lý thông tin hiệu quả nhất khi các tài liệu được số hóa.
Số hóa là gì? Số hóa hồ sơ là gì? (Ảnh: Internet)
Các loại tài liệu nên được số hóa:
Việc số hóa tài liệu tuy không có giới hạn về các loại tài liệu nhưng những loại tài liệu dưới đây bạn nên cân nhắc ưu tiên:
- Thư từ chính thức
- Hợp đồng thỏa thuận
- Giấy tờ tài chính
- Hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ bệnh án
- Bản đồ khảo sát
- Hóa đơn, biên lai
- …
Vì sao phải số hóa tài liệu
Cùng với sự gia tăng dân số, lượng giấy tờ tài liệu cùng kiến thức ngày càng trở lên khổng lồ mà việc bảo quản lưu hành các tài liệu, văn bản này dần dần bị hạn chế.
Việc nắm bắt chính xác được số hóa tài liệu là gì sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiếp cận gần hơn đến quy trình làm việc hiện đại và hiệu quả hơn.
Giải pháp số hóa tài liệu trong thư viện giúp tiết kiệm không gian lưu trữ hoàn hảo (Ảnh: Internet)
Ưu điểm và hạn chế của việc số hóa tài liệu là gì?
Ưu điểm
- Giúp tiết kiệm không gian lưu trữ tài liệu, văn bản
- Việc lưu trữ, chia sẻ, tìm kiếm và truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn
- Có thể linh động chuyển đổi các loại dữ liệu số khác nhau
- Tài liệu có thể được chỉnh sửa và tái sử dụng
- Là bản sao dự phòng khi tài liệu bằng giấy có thể gặp rủi ro
- Giảm thiểu được tình trạng xuống cấp về vật lý và hóa học của tài liệu giấy trong quá trình sử dụng theo thời gian.
- Giảm thiểu lượng giấy thải, bảo vệ môi trường
Hạn chế
- Chi phí đầu tư ban đầu tốn kém khi xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ, máy móc tiên tiến và công nghệ hiện đại
- Có thể gặp phải nguy cơ tài liệu bị sử đổi, sao chép trái pháp
- Việc đào tạo đồng bộ theo hệ thống có thể gặp khó khăn và việc bảo mật tài liệu phức tạp.
Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ
Việc hiểu được số hóa tài liệu là gì vẫn chưa đủ, chúng ta cần tìm hiểu rõ hơn về các quy định số hóa tài liệu khi áp dụng biện pháp số hóa tài liệu này. Hiện nay, việc tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ thực hiện theo tiêu chuẩ của Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn về dữ liệu thông tin đầu và và các yêu cầu bảo quản tài liệu dữ liệu điện tử.
Một số đặc điểm dễ nhận biết:
Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa.
Vị trí ở góc trên, bên phải trong trang đầu tài liệu
Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký (ngày, tháng, năm,…)
Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức có màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực thế có dấu, định dạng (.png)
Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp (Ảnh: Internet)
Bảng quy định về định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa
| STT | Trường thông tin | Tên (viết tắt Tiếng Anh) | Kiểu dữ liệu | Độ dài |
| 1 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String | 30 |
| 2 | Tên sự kiện | EventName | String | 500 |
| 3 | Tiêu đề phim/âm thanh | Movie Title | String | 500 |
| 4 | Ghi chú | Description | String | 500 |
| 5 | Tác giả | Recorder | String | 300 |
| 6 | Địa điểm | Record Place | String | 300 |
| 7 | Thời gian | Record Date | String | DD/MM/YYYY |
| 8 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
| 9 | Thời lượng | Play Time | String | 8 |
| 10 | Tài liệu đi kèm | Doc Attached | String | 300 |
| 11 | Chế độ sử dụng | Mode | String | 20 |
| 12 | Chất lượng | Quality | String | 50 |
| 13 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
Các bước số hóa tài liệu lưu trữ
Thành phần chính trong quy trình số hóa tài liệu bao gồm thiết bị, phần mềm và dịch vụ số hóa. Tùy thuộc vào mục đích số hóa mà mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình số hóa tài liệu khác nhau. Ngoài tìm hiểu số hóa là gì thì các doanh nghiệp có thể tham khảo các bước số hóa tài liệu lưu trữ sau đây:
1- Thu thập tài liệu lưu trữ
Dựa theo mục đích ban đầu, việc thu thập tài liệu được thực hiện. Ví dụ: Mục đích của doanh nghiệp là số hóa tài liệu liên quan đến thông tin nhân sự thì phòng nhân sự sẽ phải chuẩn bị các tài liệu như các thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảng lương,…
2- Chuẩn bị tài liệu
Cần chuẩn bị bìa cứng, ghim kẹp, phân loại và làm phẳng các loại tài liệu, chú ý cần loại bỏ các tài liệu bị hư hỏng. Mỗi tài liệu khác nhau thì kỹ thuật scan được sử dụng cũng khác nhau.
3- Thiết lập hệ thống
Tiến hành scan thiết lập hệ thống ảnh, đặt định dạng, đặt tên file, đóng và ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu dữ liệu (metadate)
4- Kiểm tra tài liệu
Tài liệu sau khi được số hóa cần kiểm tra chất lượng, nếu không đạt chất lượng thì tiến hành sửa lại.
5- Nghiệm thu và bàn giao tài liệu lưu trữ
Các bước số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp (Ảnh: Internet)
Chi phí số hóa tài liệu
Việc đầu tư phần mềm số hóa tài liệu, hay các trang thiết bị scan chuyên dụng chắc hẳn đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ sẽ không nhỏ. Việc đầu tư này đảm bảo các tài liệu được số hóa ổn định từ việc phát triển, bảo quản, lưu giữ cho đến việc khai thác. Bên cạnh đó, việc đào tạo nguồn nhân lực cũng là một chi phí không hề nhỏ khi việc biết cách sử dụng hệ thống thông tin và triển khai sử dụng phải chính xác thì mới đạt được hiệu quả.
Số hóa là gì cùng nguồn lực bỏ ra hay thuê các đơn vị số hóa tài liệu là một bài toán mà doanh nghiệp cần tính toán lỹ lưỡng. Ngày nay khi nhiều công ty cung cấp dịch vụ số hóa ra đời thì doanh nghiệp có thể tự cân nhắc có thể đi thuê hoặc tự làm nếu doanh nghiệp có tiềm lực mạnh cả về nguồn lực và chuyên môn.
Đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ phụ thuộc nhiều yếu tố mà doanh nghiệp cần quan tâm (Ảnh: Internet)
>>> Có thể bạn quan tâm: BPO là gì? Những điều có thể bạn chưa biết về BPO trong doanh nghiệp
Kết
Trong thời đại công nghệ số ngày càng phát triển như hiện nay, việc am hiểu các kiến thức cơ bản của số hóa là cần thiết cho các tổ chức, doanh nghiệp. Việc tìm hiểu số hóa tài liệu là gì và sử dụng giải pháp số hóa dữ liệu giúp các doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa những ưu điểm của số hóa tài liệu trong việc quản lý, kiểm soát tài liệu và công việc. Doanh nghiệp cũng có có thể khắc phục tối đa được các hạn chế của số hóa tài liệu qua đó giúp tối đa hóa lợi ích cho mình.
Jasmine Vu – duavang.net
