Nhập liệu là một nghề vô cùng hot trong những năm trở lại đây vì nhu cầu của các doanh nghiệp ngày một tăng cao. Tuy nhiên, nhập liệu là gì và những công việc của nhân viên nhập liệu phải làm ra sao thì không phải ai cũng hiểu rõ. Cùng duavang.net đi sâu và tìm hiểu chi tiết thế nào là nhập liệu cũng như tìm hiểu chi tiết công việc của nhân viên nhập liệu là gì nhé.

Công việc nhập liệu là gì

Có rất nhiều người hiểu nhầm rằng công việc chính của những người làm nhập liệu là đánh văn bản. Tuy nhiên đó chỉ là một trong nhiều loại hình công việc mà người nhập liệu phải làm. Thực chất, để trở thành một nhân viên nhập liệu thực thụ thì người ta phải trải qua rất nhiều khóa đào tạo để làm tốt những công việc như kiểm tra, so sánh, đối chiếu, quản lý dữ liệu,…

Một nhân viên nhập liệu cần rất nhiều kỹ năng chuyên môn, hơn nữa còn đòi hỏi người làm có sức khỏe tốt, có khả năng tập trung cao độ. Ngoài ra thì cần có kỹ năng đánh máy tốt và có khả năng làm việc trên máy tính nhiều giờ liên tục. Để có thể thực hiện công việc một cách chính xác, chỉn chu và không có sai sót thì thông thường công việc nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu cần tối thiểu 3 người thực hiện.

Nhập liệu nghĩa là gì? Giới thiệu sơ lược về công việc nhập liệu (Ảnh: Internet)

>>> Có thể bạn quan tâm: BPO là gì

Nhân viên nhập liệu là ai

Như đã nói ở trên thì nhân viên nhập liệu là những người được đào tạo để trở thành người nhập và quản lý dữ liệu trên các nền tảng website khác nhau. Nhập liệu cũng là nghề đang HOT tại Việt Nam hiện nay vì sự thú vị và tính linh động của nó. Hơn nữa, nhập liệu cũng là một trong những việc làm thêm tại nhà cho dân văn phòng.

Tóm lại, nhân viên nhập liệu sẽ là những người thực hiện công việc nhập và lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp. Họ thực hiện bằng cách tìm kiếm từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ nhất. Trong các doanh nghiệp liên quan tới thương mại điện tử thì nhập liệu là một bộ phận vô cùng quan trọng vì đây là bộ phận giúp mang lại doanh số gián tiếp thông qua việc nhập dữ liệu (data) cho bộ phận chăm sóc khách hàng.

Quy trình làm việc của nhân viên nhập dữ liệu là gì

Giai đoạn 1: Cần tối thiểu hai nhân viên

Sau khi đã được đào tạo bài bản về kỹ năng cũng như hiểu rõ yêu cầu của dự án thì 2 nhân viên này sẽ nhập dữ lên hệ thống. Đây là một hệ thống được thiết kế riêng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và dự án. Giai đoạn này còn thường được gọi là Double Entry. Sau khi đã hoàn thành công việc thì 2 nhân viên này cần kiểm tra lại lần cuối trước khi chuyển sang giai đoạn 2.

Giai đoạn 2: Một nhân viên sẽ kiểm tra lại lần cuối để xuất ra file hoàn chỉnh

Sau khi đã nhận được kết quả từ giai đoạn double entry thì nhân viên ở bước này sẽ phải kiểm tra và đối chiếu lại thông tin và sửa lại cho chính xác nếu có sai sót. Đọc đến đây chắc hẳn các bạn đang nghĩ nhân viên cuối cùng này có công việc nhàn nhất nhưng thực chất không phải đâu nhé. Giai đoạn 2 là giai đoạn mất nhiều thời gian nhất vì tính chất phức tạp của nó. Ngoài ra thì đây là một bước quan trọng trước khi gửi cho khách hàng.

Ngoài ra, dưới đây là một số công việc cơ bản khác mà nhân viên nhập liệu phải làm hằng ngày, cụ thể là:

• Thực hiện kiểm tra, so sánh và đối chiếu lại dữ liệu với nguồn tài liệu gốc.
• Cập nhật dữ liệu hàng ngày.
• Nhập dữ liệu từ bản cứng (giấy) sang bản mềm (Hệ thống trên máy tính).
• Nhập dữ liệu khách hàng vào máy tính.
• Tạo lập bảng tính để kiểm kê dữ liệu.
• Tiến hành sao lưu thường xuyên để tránh rủi ro (Mất dữ liệu).
• …

Data entry là gì? Quy trình cơ bản khi nhập liệu gồm những bước nào (Ảnh: Internet)

Yêu cầu cơ bản của nghề nhập liệu là gì

Bộ phận nhập liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quy trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Sau khi trải qua quy trình đào tạo cơ bản của doanh nghiệp thì người làm nhập liệu sẽ có thể quản lý, lưu trữ và sắp xếp thông tin một cách bài bản nhất. Dù tính chất công việc đơn giản nhưng người làm nhập liệu cần chăm chỉ, cần cù, tập trung và thật tỉ mỉ để tránh sai sót. Vậy những yêu cầu cơ bản cho nhân viên nhập liệu gồm những gì?

Thực chất, về cơ bản thì yêu cầu của nhân viên nhập liệu là không khó và ai cũng có thể thực hiện được. Chính vì thế, một số doanh nghiệp còn tuyển cộng tác viên nhập liệu tại nhà. Dưới đây là một số yêu cầu cơ bản để bạn có thể hiểu rõ hơn.

• Trình độ học vấn: Tối thiểu cần tốt nghiệp THPT, nếu là sinh viên thì có thể ứng tuyển cộng tác viên.
• Kinh nghiệm: Có thể chưa từng làm công việc nhập liệu. Tuy nhiên cũng ưu tiên những người đã từng làm.
• Tin học văn phòng: Đây là kỹ năng cơ bản cần có vì Word, Excel, PowerPoint sẽ là những ứng dụng nhân viên nhập liệu sử dụng mỗi ngày., cần có khả năng đánh máy nhanh và chính xác.
• Thái độ: Cầu thị, ham học hỏi, tập trung, chuyên cần và biết sắp xếp thời gian.
• Tư duy ngôn ngữ: Bởi việc nhập liệu sẽ cần tham khảo từ nhiều nguồn dữ liệu nên khả năng giao tiếp là cần thiết để bạn hòa đồng hơn.
• Tốc độ đánh máy nhanh: Để có thể khẳng định trình độ và sự chuyên nghiệp của mình thì người làm nhập liệu cần có tốc độ đánh máy nhanh.

Các hình thức làm việc nhập liệu hiện nay

Chỉ cần bạn có kỹ năng và qua đào tạo bài bản thì hoàn toàn có thể làm được công việc nhập liệu. Đây là một công việc mà người làm có thể làm việc từ xa, làm việc tại nhà. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các công việc nhập liệu và làm bằng các hình thức sau đây:

• Nhân viên/cộng tác viên nhập liệu tại nhà: Tùy thuộc vào việc bạn ký hợp đồng cộng tác viên hay nhân viên thì sẽ có chức danh phù hợp. Bạn có thể làm ở nhà hoặc bất cứ đâu bạn muốn nếu công ty cho phép.
• Nhân viên nhập liệu tại công ty: Đây là hình thức làm việc khá phổ biến và bạn trở thành nhân viên của công ty. Bạn làm việc nhập liệu như một nhân viên full time thông thường.
• Làm việc online kết hợp cùng offline: Đây là hình thức thường được các bạn sinh viên lựa chọn để phù hợp với lịch học của mình.

Các hình thức làm việc nhập liệu hiện nay, công việc nhập liệu tại nhà có lừa đảo không? (Ảnh: Internet)

Thuận lợi và khó khăn khi trở thành nhân viên nhập liệu

Thuận lợi khi làm nghề nhập liệu

Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp cần tuyển nhân viên nhập liệu hoặc cộng tác viên nhập liệu. Hơn nữa, đây là công việc không yêu cầu quá nhiều kinh nghiệm cũng như có tính chất linh động trong thời gian. Vì vậy, đây là công việc phù hợp với các bạn sinh viên đang học hoặc mới ra trường.

Ngoài ra, như đã tìm hiểu thì những “Data Entry” được thoải mái lựa chọn làm việc ở nơi mong muốn. Nếu bạn là một người yêu thích sự tự do, yêu thích những công việc freelancer thì bạn có thể lựa chọn công việc này để kiếm tiền.

Khó khăn khi làm nghề nhập liệu

Thông thường, công việc cộng tác viên nhập liệu tại nhà thường được các bạn trẻ chưa có kinh nghiệm quan tâm. Điều này khiến một số kẻ gian nhắm tới để lợi dụng những bạn nhẹ dạ cả tin. Để tránh gặp tình trạng này thì bạn hãy tránh xa những nơi không cung cấp hợp đồng hoặc yêu cầu đóng phí để nhận việc nhé.

Để tránh bị lừa đảo thì bạn nên tìm công việc nhập liệu tại nhà uy tín từ các doanh nghiệp có tiếng (Ảnh: Internet)

Lương của nhân viên nhập liệu là bao nhiêu

Thực chất, không có mức lương cố định cho vị trí thú vị này. Mức lương sẽ phụ thuộc vào năng suất làm việc của bạn, deadline và cả doanh nghiệp bạn làm việc. Trung bình, một người làm thêm công việc nhập liệu thì cơ bản sẽ kiếm được khoảng 4 triệu đồng/tháng. Con số này thực ra rất tốt đối với một việc làm thêm, hơn nữa nó sẽ tăng đối với nhân viên nhập liệu fulltime.

>>> Có thể bạn quan tâm: Số hóa tài liệu là gì? Giải pháp số hóa dữ liệu thông minh thời đại 4.0

Tạm kết

Trên đây là chia sẻ những thông tin có thể bạn chưa biết về nhân viên nhập liệu để có cái nhìn toàn diện hơn về nghề này. Có thể thấy, khi đã hiểu rõ được khái niệm nhập liệu là gì cũng như tìm hiểu chi tiết công việc của nhân viên nhập liệu thì đây là một nghề không đơn giản như chúng ta nghĩ. Nhập liệu là công việc có tính chất đòi hỏi sự tập trung và chính xác ở mức độ cao. Nếu bạn yêu thích và mong muốn trở thành một “Data Entry” thì hãy cố gắng để có thể lựa chọn công việc trong tương lai. Chúc các bạn thành công!

Ashley Nguyen – duavang.net